Переведённое свидетельство о рождении никто не читает для удовольствия. Его читают, чтобы сверить — с оригиналом, с базой, с формой, которую надо заполнить. Этому читателю безразлично, льётся ли текст. Ему важно, совпадает ли номер свидетельства, так ли транслитерирована фамилия, как в загранпаспорте, и есть ли печать.

Это наш рабочий чек-лист, по пунктам, и к каждому — что происходит, когда пункт пропущен. Он вырос из определений полей шестнадцати шаблонов и из потерь, которые мы ловили, когда их замеряли, а не из стандарта.

Правило, из которого следует весь список

Если человек или система будут это с чем-то сверять — оно обязано уцелеть дословно.

Этот единственный критерий сортирует всё. Описание здания можно переформулировать. Кадастровый номер нельзя: его вставят в поиск по реестру. Фразу о том, кем выдан паспорт, можно перестроить. Код подразделения — нет: его проверяют по цифрам.

Всё дальнейшее — приложение этого правила к категориям значений, которые теряются чаще всего.

1. Реквизиты и идентификаторы

ИНН, ОГРН, кадастровые номера, СНИЛС, серии и номера свидетельств. Это самые дорогие значения в документе и самые лёгкие для потери: всему, что оптимизируется под читаемый текст, они выглядят шумом.

Три конкретных отказа, которые мы замерили:

Цифры выпадают из цепочки. На таможенной декларации мы отследили 28 исходных чисел через полный перевод. Двадцать шесть вышли без изменений. Из двух оставшихся одно — намеренно переформатированная дата, второе — настоящая потеря: второй регистрационный код компании, под который в целевом бланке не оказалось графы.

Коды молча склеиваются. Строка грузоотправителя (91330206MAD62XJF0Y)(33029600GQ) содержит два кода, а не один длинный. Если в схеме извлечения одно поле, первый сохранится, второй пропадёт, а вывод будет выглядеть полным.

Код оказывается не тем кодом. У выписки из реестра индивидуальных предпринимателей ОГРНИП из 15 цифр, у выписки по юрлицу ОГРН из 13. Это разные реестры с похожим на вид идентификатором, и поле с подписью «регистрационный номер» само приглашает перепутать.

2. Транслитерация ФИО

Имя не переводят, его транслитерируют, и единственно верная транслитерация — та, что уже напечатана в других документах человека, обычно в загранпаспорте.

Отказ здесь тонкий и дорогой: перевод внутренне согласован и внешне неверен. На каждой странице «Timoshchenko», в паспорте «Timoschenko», по визовому заявлению отказ. Внутри переведённого документа ничто не выглядит неправильным. Неправильным оно выглядит рядом с другим документом — ровно там, где на него и посмотрят.

Практическое правило: транслитерация — это вход, а не выход. Спрашивайте написание из паспорта, а не выводите его. Если вывести всё же пришлось — укажите в документе, по какому стандарту.

3. Серии, номера и сам бланк

Свидетельства печатают на нумерованных бланках. Серия и номер — I-ВС № 695914 — идентифицируют конкретный лист бумаги. Именно они делают бумагу документом, а не высказыванием о нём.

Ломается двумя способами. Очевидный — потерять. Тонкий — списать откуда-то ещё, и это звучит невозможным, пока не увидишь: мы нашли в собственных промптах извлечения четыре места, где модели объясняли, как выглядит номер свидетельства, показывая правдоподобный номер, — и модель возвращала пример вместо значения со страницы. Серия, которая присутствует, хорошо отформатирована и неверна, хуже отсутствующей: её ничто не помечает.

Если используете примеры в промптах, показывайте форму — I-АА № NNNNNN, — но никогда значение.

4. Тексты печатей и штампов

Печать — не украшение: она называет орган и часто несёт регистрационный номер или ИНН. В заверенном переводе её принято передавать в квадратных скобках: [Печать: ...].

Два правила, доставшихся дорого:

Печать транскрибируют, а не пересказывают. «Официальная печать» — не перевод печати, называющей конкретный отдел ЗАГС.
Печать принадлежит документу, а не шаблону. Мы проверили все шестнадцать своих форм на значения, оставшиеся от того документа, с которого форму снимали. Пятнадцать оказались чисты. Одна — нотариальное согласие на выезд — печатала в блоке печати имя конкретного нотариуса и его ИНН на каждом согласии, кто бы его в действительности ни заверял. Рабочие плейсхолдеры стояли неиспользованными двумя абзацами ниже.

Последний случай — тот самый отказ, ради которого написана статья: неверное значение, которое правдоподобно, единообразно и со стороны вывода невидимо.

5. Отметки на обороте и на полях

Штампы о регистрации, отметки об апостиле, «выдано повторно», исправления с подписью должностного лица и карандашные пометки, которые никто не считает частью документа. Они часть документа.

Практическая беда в том, что обороты теряются на этапе сканирования, а не перевода. Если процесс принимает односторонний скан двустороннего документа, потеря случилась до того, как кто-либо что-либо перевёл. Требуйте обе стороны и сверяйте число страниц с тем, что документ утверждает о себе сам.

6. Сертификаты ЭЦП и сроки их действия

Электронно выданная выписка несёт блоки подписи: удостоверяющий центр, серийный номер сертификата, срок действия. В выписке ЕГРН это длинные шестнадцатеричные строки с датами.

Они скучные, они длинные, и именно их проверяет принимающая сторона, решая, подлинный ли электронный документ. Обращайтесь с ними по правилу 1: дословно, оба, с датами. Серийник, потерявший четыре символа в середине, — не «в основном верный».

7. Что не переводят — и что переводить обязаны

Кое-что намеренно остаётся в исходном написании. Кое-что нет. Это различие — не вопрос стиля: от него зависит, сможет ли читатель что-то сделать с документом.

Значение	Как поступать
ФИО	Транслитерация, совпадающая с паспортом
Реквизиты, серии, номера свидетельств	Дословно
Наименования органов	Перевод, с оригиналом в скобках, если он идентифицирует конкретный отдел
Названия типов документов	Перевод
Подписи к документам, удостоверяющим личность	Перевод — вот здесь мы и нашли настоящий пробел

Последняя строка — дефект, который мы выпустили и починили. В английском выводе выписки ЕГРН посреди в остальном английского текста стояли кириллические «СНИЛС» и «Паспорт». Не ошибка перевода, а пропуск перевода, и его заметить труднее: окружающий текст читается нормально.

Общая форма проверки: пройтись по готовому целевому тексту в поисках символов исходного письма. Всё найденное — либо осознанное решение, которое вы можете защитить, либо провалившееся значение. Полезны оба исхода; смысл в том, что ни один не должен быть сюрпризом.

8. Документ обязан остаться документом

Наконец, структурный пункт, который включает все прочие: перевод должен быть свёрстан так, чтобы его можно было сверять с оригиналом графа за графой. Безупречный список верных значений в неверном порядке — не годный заверенный перевод, потому что проверяющий не читает, а сопоставляет.

Для скана это значит заполнить форму, сделанную под этот тип документа. Для файла с настоящей структурой — заменить текст на месте и структуру не трогать.

Главное

Критерий «обязано уцелеть дословно» — будут ли это с чем-то сверять. Коды, серии и номера сверять будут; описательные фразы — нет.
Транслитерация — это вход. Берите написание из паспорта, а не выводите, иначе получите внутреннюю согласованность и внешний отказ.
Неверное-но-правдоподобное хуже отсутствующего. И примеры-значения в промптах, и шаблоны, сохранившие значение исходного документа, дают ровно это.
Тексты печатей, отметки на обороте и сертификаты подписи — содержание, а не оформление, и последнее из перечисленного как раз и решает вопрос о подлинности.
Проверяйте готовый перевод на остатки исходного письма. Каждое попадание — либо защитимое решение, либо пробел, и вам нужно знать, какое именно.

FAQ

Что чаще всего теряется в заверенном переводе документа?

По нашим замерам потери группируются в трёх местах: значения, под которые в целевом бланке нет поля; вторые экземпляры повторяющегося идентификатора (два кода компании там, где схема объявила один); и подписи, оставшиеся непереведёнными внутри в остальном переведённого текста. Собственно ошибки перевода прозы — редкая проблема.

ФИО переводят или транслитерируют?

Транслитерируют, причём именно так, как уже написано в загранпаспорте человека. Перевод, транслитерировавший верно по стандарту, но иначе, чем паспорт, всё равно получит отказ: два документа обязаны совпадать.

Нужно ли переводить текст печати?

Да, и именно транскрибировать, а не пересказывать: печать называет орган и часто несёт регистрационный номер. Принятая практика — передавать её в квадратных скобках с пометкой «печать», сохраняя номер дословно.

Как проверить, что числа пережили перевод?

Сравнивать максимальные цепочки цифр между исходником и переводом, а не токены: приклеенная к числу пунктуация заставляет токенное сравнение сообщать о ложных потерях. Даты обрабатывать отдельно — они законно меняют форму. На выходе получается число, с которым можно что-то сделать, а не оценка похожести.

А оборот документа?

Он часть документа, и теряется обычно на сканировании, а не на переводе. Требуйте обе стороны и сверяйте число страниц с тем, что документ говорит о собственном объёме.

Заключение

В этом списке нет ничего экзотического. Каждый пункт — из тех, за которыми опытный переводчик документов и так следит. Что меняется при автоматизации — отказы становятся тихими и единообразными: шаблон, теряющий поле, теряет его всегда, а промпт, научивший модель правдоподобному номеру свидетельства, научил ей все документы разом.

Поэтому чек-лист перестаёт быть привычкой и обязан стать измерением: сверкой числовой целостности, проходом по остаткам исходного письма, аудитом того, что печатают сами формы.

Если вы переводите свидетельства, декларации или выписки и хотите видеть извлечение по полям, проверяемое против схемы, а не на глаз, — попробуйте KTTC.